La fonction RH n’échappe pas à la règle de l’amélioration continue : c’est un réel levier pour optimiser la gestion des ressources humaines d’une organisation.
Comment se déroule un audit RH et quels en sont les acteurs clé ? Que peut-on attendre comme résultat d’un audit RH et que faire de ses conclusions ? Enfin, quels bénéfices une organisation peut-elle attendre d’un audit RH ?
La fonction RH couvre un grand nombre de sujets : cadre RH général, recrutement, formation, paie, gestion des compétences, relations sociales, cadre légal…. Le scope d’analyse lors d’un audit RH pourra donc être particulièrement large.
On commence par la base, c’est-à-dire la conformité légale et réglementaire : car avant de travailler sur ce qui apporte une valeur ajoutée en matière de gestion humaine, il faut s’assurer que le mode de fonctionnement repose sur un socle irréprochable d’un point de vue juridique.
Par exemple, avant d’analyser le processus de suivi des heures de travail, on va d’abord vérifier que les règles en place au sujet du temps de travail sont bien alignées avec la législation en vigueur.
On s’attachera également à s’assurer que compte tenu de sa taille ou de son activité opérationnelle, l’entreprise respecte bien ses obligations légales.
Une fois le socle légal validé, vient ensuite l’analyse de l’efficacité et de la pertinence du fonctionnement de la gestion des RH : est-ce que le modèle RH appliqué, la culture d’entreprise établie, ou encore les méthodes de management utilisées correspondent effectivement au business modèle de l’entreprise et à la vision inspirée par ses fondateurs et/ou dirigeants ?
Pour cela, on va s’appuyer sur les données RH disponibles, qu'elles soient qualitatives (retours d’expérience, réponses aux questionnaires et enquêtes, comptes rendus d’entretiens individuels…) ou quantitatives (salaires, effectifs, âges…) et aussi glaner un peu d’information “off” (échanges informels avec quelques collaborateurs et managers, observation de comportements ou de situations).
Difficile d’évoquer un audit RH sans parler d’analyse documentaire, sachant que la fonction RH est parmi les fonctions les plus administratives et génératrices de paperasse ! (sujet qui peut d’ailleurs faire l’objet de recommandations à la suite de l’audit!) Il faut analyser les formulaires utilisés, les contrats et accords de travail, les communications adressées aux managers et collaborateurs, les procédures….
Les acteurs clé d’un audit RH réussi sont nombreux.
Il est préférable de faire faire ce type d’audit à un “élément extérieur” car la fonction RH comporte pas mal de thématiques dites subjectives et dont l’interprétation pourrait donner lieu à un avis orienté ou manquant d’objectivité, ce n’est jamais bon d’être juge et partie. Faire appel à un HR Manager Senior en temps partagé,ou en boîte d’audit spécialisée sont les meilleures options.
Au sein de l’organisation auditée, l’ensemble du top management devra être impliqué au maximum, en faisant preuve de transparence et de leadership pour encourager leurs propres équipes à s’impliquer dans l’audit RH.
On impliquera également un échantillon de salariés, au moins un représentant du personnel élu, et éventuellement quelques intervenants externes réguliers (coach de managers ou de CODIR, formateur régulier de managers, avocat social…). Recueillir les feedbacks de tous ces acteurs importants du fonctionnement de l’entreprise est indispensable à la réussite de l’audit RH.
L’objectif est de travailler sur le plus de données possible, il ne faut donc pas hésiter à échanger avec tous ceux qui jouent un rôle dans le fonctionnement de la gestion des RH de l’entreprise.
Une analyse détaillée et complète du fonctionnement RH va bien sûr aboutir à un compte rendu, un rapport d’audit. La forme de ce rapport peut différer selon l’origine de l’audit :
S’il doit être communiqué officiellement dans le cadre d’une due diligence par exemple, le rapport sera très formalisé et rédigé dans le détail.
S’il s’agit d’auditer un fonctionnement RH, par exemple dans le cadre de l’intervention d’un HR Manager Senior en vue d’optimiser la gestion des RH, le rapport d’audit prendra la forme d’un ensemble de recommandations activables et d’un plan d’action servant de base pour lancer la mission d’optimisation.
La gestion des ressources humaines est un sujet délicat puisqu’il touche directement à l’humain. Il n’est donc pas rare de voir certains rapports d’audit RH ignorés ou rangés dans un tiroir par des dirigeants ou managers refusant certaines des conclusions d’un audit RH.
Le sujet des pratiques managériales peut parfois générer des postures de déni : dirigeants accusés de manquer de courage ou de vision, objectifs ou vision d’entreprise flous… être personnellement mis en cause dans certains dysfonctionnements ou manque d’efficacité n’est pas une situation facile à vivre pour certains. Les erreurs sont pourtant un excellent point de départ pour s’améliorer.
Les conclusions d’un audit RH vont aider à :
- confirmer ce qui fonctionne très bien,
- adapter ce qui nécessite d’être amélioré ou modifié,
- supprimer ce qui ne marche pas ou ce qui n’est pas pertinent pour l’organisation.
Cela peut aussi être une opportunité d’apporter des nouveautés en termes d’outil, de process ou de document. Bref de se projeter vers des améliorations qui aideront à gagner en efficacité !
Un audit RH peut aussi parfois aboutir à des conclusions très positives : une culture parfaitement alignée au projet business et à la vision du top management, aucune faille légale dans les documents, un score eNPS élevé…. Rapport d'audit ne signifie pas forcément “il faut tout revoir” !
J’ai eu l’occasion de réaliser un audit RH lors duquel a été identifié un problème de package de rémunération. L’entreprise appliquait une politique globale sur les véhicules de fonction : plutôt que de gérer une flotte auto, elle préférait verser à tous ses salariés éligibles une indemnité transport. En France, un tel versement est taxé à près de 45% (comme un salaire) ce qui n’est pas le cas d’un véhicule de fonction. En remplaçant cette indemnité par un véhicule pour les salariés français, la filiale française a fait de grosses économies et en plus a augmenté la satisfaction des ses salariés concernés par ce changement.
Autre exemple, fin 2021, un audit interne a été mené au sein d'in Residence. L'objectif préparer correctement le lancement de gros projets RH : réflexion autour de la carreer path, des routines d’équipes.
De manière plus générale, c’est toujours une bonne initiative que de prendre du recul pour analyser ce que l’on fait au quotidien. Cela permet de vérifier que l’existant est toujours adapté aux besoins. En matière de gestion des ressources humaines, il s’agit de s’assurer que ce qui est en place est bien aligné avec les besoins du business car en tant que fonction support, la fonction RH doit toujours être alignée avec les besoins du business.
.jpg)
