Ce processus comporte de nombreux risques d'erreurs et une perte de temps impressionnante.
L’utilisation d’Excel ne se limite pas aux tâches de gestion du personnel, mais aussi aux autres process RH : tableaux de bord, plan de recrutement, suivi des candidatures, évaluation de la performance, interview et formulaires ….
Il existe une solution facile, efficace, rapide à mettre en place, à moindre coût : le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH). Ce projet est fréquemment relayé en bas de la liste des RH et des dirigeants.
Plusieurs explications à cela : le manque de partie prenante identifiée pour porter le sujet, la croyance prix élevé, la maturité de l’entreprise, les process déjà en place…

Dans cet article, nous partageons quelques conseils pour mettre en place un SIRH au sein de votre organisation.

Définition d’un outil SIRH ‍

Un Système d’Informations des Ressources Humaines est un ou plusieurs logiciel(s), souvent composé(s) de plusieurs briques qui permettent de gérer les tâches RH : 

• Tâches administratives :  paie, gestion des absences (avec Workflow), déclaration et suivi des notes de frais, 
• Self-service : changement d’adresse, de rib, connaissance des équipes, visualisation de l’organigramme, historique, 
• On-boarding & off-boarding : envoi de formulaires et d’informations d’entreprise, saisie des données décentralisées,
• Évaluation des collaborateurs : formulaires, demandes et gestion des feedback, review, calibration, 
• Gestion de la rémunération, benchmark, grille de salaires, pilotage des benefits & perks, 
• Career path et définition des postes, 
• Recrutement, tests de personnalité, marque employeur, site carrière et tracking des candidatures, 
• Feedback et pulse, 
• KPIs, objectifs et OKRs.

Cet outil sert à la fois aux collaborateurs, aux dirigeants et aux départements RH.
Les prix d’un tel outil sont raisonnables et varient selon l’usage. Vous pourrez trouver un outil qui gère l’ensemble des besoins, pour un prix entre 7 et 12€ par collaborateur et par mois. Si vos besoins sont plus spécifiques vous pourrez ajouter des outils spécialistes (un ATS par exemple, pour 5-8€ par mois par collaborateur ; ou un outil de gestion de la performance, pour 10-15€ par mois par collaborateur). N’hésitez pas à contacter plusieurs prestataires et à faire jouer les prix.
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Identifier les besoins et déterminer l’objectif en fonction de la culture d’entreprise

Avant de choisir son outil, la première étape est de déterminer les besoins et l’objectif recherché :

• Donner de l’information aux collaborateurs et aux managers,
• Donner plus d’autonomie aux collaborateurs et les impliquer dans la gestion de leur carrière,
• Décentraliser la gestion de ces sujets qui peuvent s'avérer chronophages et/ou sources d’erreurs,
• Formaliser et piloter les process RH.

Un outil SIRH permet également de récupérer de la data RH. Les objectifs fixés doivent partir des besoins de l’organisation et dépendent de la maturité de la start-up. Plus une entreprise attend avant de mettre en place de type d’outils et plus elle accumule un retard, une legacy, qui mettra du temps à se rattraper.

Il faut également prendre en compte la culture de l’entreprise. Par exemple, dans une entreprise qui aura une organisation très horizontale, sans une forte culture du management mais au contraire une forte incitation aux initiatives personnelles sur les sujets RH, un outil de SIRH agira auprès des collaborateurs comme un support à l’autonomie.
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Déterminer les parties prenantes du projet 

Déployer un SIRH est un projet qui nécessite un pilotage fin et précis. Il est essentiel en début de projet de déterminer les parties prenantes au projet.

De nombreux rôles sont à définir, car un tel projet touche l’ensemble de l’organisation. Voici un exemple de répartition des rôles : 

• Pilotage du projet : DRH, 
• Paramétrage et implémentation : HR Ops, 
• Sponsoring : CEO, 
• Budget et facturation : CFO, 
• Installation et interfaces : CTO. 

Le DRH a l’expertise des besoins, il connaît ce sujet et a une vision long terme. 
La majorité des outils sont sans engagement, avec un faible coût, mais ce projet est structurant dans l’organisation et l’on observe qu’une organisation conserve son SIRH entre 3 et 5 ans.
Tous les outils ne correspondent pas à toutes les entreprises. Il ne sera pas choisi le même outil dans une startup de 50 personnes qui prévoit une stabilité dans ses équipes, que dans une organisation prévoyant de tripler ses effectifs en peu de temps et d'ouvrir des pays.

En conclusion, n’hésitez pas à considérer le SIRH comme un projet qui nécessite du temps, des ressources et une adhésion forte de l’ensemble des C-Levels. De nombreux projets ont été ratés par manque de temps et de priorité. 

Vous pouvez vous faire accompagner par des experts qui vont piloter le choix de l’outil (et donc la définition des besoins et de l’objectif), puis le déploiement (et donc la structure du projet, le paramétrage et l’implémentation).