Les obligations légales en entreprise, c’est la base, les piliers d’une société. Lors de la création d’une société et tout au long de sa vie, les fondateurs font en général de leur mieux pour s’assurer de la conformité avec la loi. Néanmoins le sujet est souvent très complexe et évolutif. Les dirigeants ne sont pas toujours au fait des dernières obligations et cela peut leur jouer des tours tant sur le plan financier, pénal voir même réputationnel.
Parmi les obligations légales classiques connues on peut citer :
- Le règlement intérieur,
- Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP),
- La conformité des contrats de travail et des bulletins de salaire,
- Les visites médicales,
- L'élection des membres du CSE…
Ce ne sont là que quelques exemples. L’ensemble des obligations légales se retrouve dans le code du travail et les conventions collectives et elles couvrent notamment les questions de santé et de sécurité, de droit du travail, ou encore de formation professionnelle. Leurs contours évoluent en fonction de la taille de l’entreprise comme c’est le cas par exemple pour les institutions représentatives du personnel.
ll faut les respecter pour éviter d’être sanctionné par l'inspection du travail et parfois même par les salariés eux même qui sont, souvent, bien informés et qui sauront mettre en avant les absences de conformité en cas de contentieux.
Partant du point de vue très cartésien : sujet légal égal loi, égal avocat, pourquoi alors se faire accompagner par un DRH ?
Afin de gérer les obligations légales, les entreprises sollicitent souvent un avocat car elles ont une vision tronquée du champ d’expertise et de compétences d’un Head of People.
Par ailleurs, un avocat va donner des conseils et transmettre des documents. Mais il n’est pas toujours en mesure de les adapter à la société et à sa culture d’entreprise. Et c’est là que la limite se fait sentir car sa vision peut être parfois très “légale”. Par exemple, lors d'un licenciement économique l'avocat viendra en support mais ne sera pas en contact direct avec les salariés, alors que le DRH le sera. Et c’est d’ailleurs durant ces situations qu’il peut être utile de faire appel à un DRH part time qui prendra le relai pour que le DRH de l’entreprise puisse se consacrer à d’autres missions.
Le DRH aura quant à lui une vision beaucoup plus pragmatique et va assurer une relation de proximité. Il va, entre autres, assurer le rôle de formation des managers qui est essentiel dans le relai des obligations légales auprès des équipes. Il va ainsi déployer et animer la mise en place des obligations légales.
Que vous ayez une équipe RH en place ou non, il est tout à fait pertinent de faire appel à un DRH expert en mission pour vous accompagner sur ce sujet. Il pourra agir sur ce sujet précis et faire les recommandations adéquates.
Concrètement la mise en place des obligations légales va passer par de grandes étapes qui peuvent être supervisées (et c’est d’ailleurs fortement conseillé) par un DRH.
Réaliser un audit est toujours conseillé, voire obligatoire dans le cas où les entreprises réalisent des levées de fonds et qui sont en période de due diligence. Cela permet de savoir où se situe l’entreprise, quels sont les éventuels manquements et quelles sont les obligations à prévoir de sorte de ne pas être pris de court quand l’entreprise grandit. Cet audit peut tout à fait être réalisé par un DRH interne ou en mission.
Une fois l’audit réalisé il s’agit de mettre en conformité avec la coopération éventuelle d’un avocat si besoin, et/ou de la direction.
Enfin il faut communiquer (et c’est sans doute la partie la plus importante) auprès des parties prenantes sur ces obligations, sur leur explication, sur l'intérêt de les respecter. Là encore, c’est particulièrement important d’avoir un profil qui porte le sujet en interne, et ce rôle est souvent joué par le head of people en place.
Pour finir il y a les questions d’obligations légales à respecter mais aussi toutes les règles internes qui restent extrêmement importantes.
En définitive, si la vérification du respect des obligations légales peut tout à fait être portée par un cabinet d’avocat, la mise en place et l’animation de ces règles restent des sujets du quotidien très liés à la culture et à la vie de l’entreprise. Il faut un leader sur ces sujets et le DRH semble être la personne toute trouvée.
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