Dans cet article, nous revenons sur l’expérience in Residence, 2 ans après la mise en place d’Opale. Nous expliquerons ce qu’est une organisation Opale, comment nous l’avons mise en place, les leçons que nous avons apprises et les perspectives d’avenir au sein d’in Residence.
Le concept d’organisation Opale a été forgé par Frédéric Laloux, dans son ouvrage Reinventing Organizations, paru en 2015. Il y dresse un panorama des différents types d’organisations, chacune correspondant à une culture et à un socle de valeurs et de croyances différentes.
L’organisation Opale repose sur 3 piliers fondamentaux :
Ce modèle novateur a de quoi séduire dans un environnement changeant où l'entreprise a besoin d’agilité et cherche dans le même temps à répondre aux aspirations de ses salariés à un modèle plus collaboratif, plus porteur de sens.
C’est la raison pour laquelle in Residence a décidé de le tester dès 2022 au sein de son collectif de DRH à temps partagé.
Nous avons décidé de mettre en place Opale fin 2022 au sein du collectif de DRH à temps partagé d’in Residence. Avoir une équipe composée d’une dizaine (quinzaine à présent) de DRH expérimentés s’y prêtait particulièrement.
Après avoir entériné l’idée, l’équipe s’est faite accompagner de deux consultants qui l’ont aidée à poser le cadre approprié.
Il a principalement été question de quatre aspects :
Ces questions, traitées dans un atelier avec l’ensemble de l’équipe, ont permis d’aboutir à une première organisation Opale, structurée autour de 9 cercles : recrutement, business development, account management, brand, innovation et projets…
Chacun des membres de l’équipe s’est positionné dans plusieurs cercles, soit en tant que responsable du cercle soit en tant que contributeur.
Chaque cercle a ensuite eu la responsabilité de déterminer ses objectifs, sa feuille de route, et de faire avancer en son sein les projets, tout en tenant informé le reste du collectif et en l’associant aux décisions qui impactent directement l’ensemble de l’équipe.
Dans ce contexte, il a été également défini par le collectif que le responsable du cercle agit comme garant de la mission du cercle, gère sa gouvernance, les moyens, et fait en sorte de faire avancer les sujets ; tandis que les contributeurs participent aux différents projets lancés dans le cercle.
Ainsi, dès janvier 2023, l’ensemble des DRH d’in Residence a pris la responsabilité d’une grande partie des sujets portés traditionnellement dans les organisations par des managers intermédiaires et des fonctions support.
L’équipe a accueilli cette nouvelle organisation avec enthousiasme : cela permettait à la fois de tester un mode de fonctionnement innovant, de nous positionner sur des sujets extérieurs à nos rôles en cohérence avec nos aspirations et notre développement professionnel pour capitaliser sur nos compétences d’une manière différente, et de travailler sur des sujets transverses qui nous animent.
Après 2 ans, où en sommes-nous et qu’avons nous appris de cette expérience ?
Un des premiers apprentissages, c’est qu’une organisation Opale ne vit pas seule. Un des cercles est nécessairement dédié à faire vivre la gouvernance, les rituels et à accompagner les autres cercles. C’est chez In Residence le rôle critique du cercle “Opale Masqué (Ohé Ohé)”.
Depuis 2 ans, nous avons mis en place plusieurs rituels qui sont clés dans le succès de notre organisation :
Ces différents rituels permettent à notre organisation d’évoluer et de nous assurer d’une bonne communication vis à vis de tous.
Ainsi, le nombre de cercles, leur contenu également a évolué, à peu près tous les 6 mois. Notre parti pris est très simple : nous testons, et si cela ne fonctionne pas, nous testons autre chose.
Par exemple, sur le sujet de l’account management, nous avons testé plusieurs approches afin de trouver le modèle le plus pertinent pour suivre la satisfaction de nos clients.
Aujourd’hui, nous avons une organisation Opale plutôt stable, avec des cercles en place depuis 9 mois, dont les périmètres correspondent aux besoins de l’organisation et aux appétences de chacun.
De nombreux projets et process ont été lancés et menés à bien, comme par exemple la création d’une base de knowledge management extrêmement fournie, de nos outils de business development, la structuration d’une grille de compétences, de salaire et de la rémunération variable du collectif, la gestion autonome du recrutement et de l’onboarding des nouveaux DRH à temps partagé de l’équipe ou encore le lancement d’une enquête d’engagement. Concrètement : l’organisation vit d’elle-même et relève les défis qu’elle rencontre au fur et à mesure en embarquant l’ensemble de ses membres.
Une des raison pour laquelle l’organisation fonctionne si bien repose certainement sur le fait que chaque DRH choisit en toute liberté les sujets sur lesquels il ou elle sera amené à s’investir, ce qui crée un cadre propice à l’engagement.
Le frein le plus récurrent, c’est le manque de temps. En effet, les contributeurs d’Opale sont avant tout DRH à temps partagés, en mission chez un ou plusieurs clients. En fonction de l’intensité de la charge de travail de chacun, le temps alloué à Opale est plus ou moins important.
Ces variations de rythme ont un impact sur la capacité à délivrer au sein du cercle et in fine sur la motivation à s’y investir. Nous avons pris le parti d’accepter cela, et de gérer les à-coups de disponibilités en faisant preuve de souplesse : quand un cercle n’a plus assez de contributeurs pour fonctionner, il réévalue l’urgence de délivrer ses projets ou fait appel à des DRH plus disponibles pour continuer à avancer.
En parallèle, il y a eu, au démarrage, tout un sujet autour du rôle et du niveau d’autonomie et de sentiment de responsabilité des uns et des autres dans ce mode d’organisation.
Comme dit plus haut, le responsable du cercle n’est pas manager, et pour autant, c’est sur elle ou sur lui que repose la responsabilité de faire avancer les sujets. Savoir faire avancer les projets, prendre des décisions, avec une équipe à géométrie variable et sans autorité hiérarchique est un véritable changement quand on a l’habitude de fonctionner dans des organisations traditionnelles. Faire évoluer nos pratiques a pris quelques mois, avant que les responsables de cercle ne se sentent pleinement autorisés à prendre ce rôle transversal avec leadership.
Dernier sujet : in Residence est une organisation Opale… qui vit au sein d’une entreprise - WEFY Group - structurée différemment. Certains sujets sont pilotés en lien avec le Groupe, et cela donne lieu parfois à des questionnements sur le niveau d’autonomie dont le cercle peut disposer dans la prise de décision.
Par exemple, les entretiens de performance sont réalisés avec la méthodologie groupe, pour plus d’harmonisation entre les différentes équipes de WEFY Group.
L’ensemble de ces sujets, manque de temps, positionnement dans le cercle et vis à vis de l’extérieur se traitent au cas par cas. Quand ils deviennent des irritants, ils sont mis à l’ordre du jour des Opale Day, tous les 6 mois, pour y apporter des réponses collectives.
Avant chaque Opale Day, nous réalisons un sondage qui comporte systématiquement la question “Opale : stop ou encore?”.
Aujourd’hui, il n’y a aucun doute dans l’équipe sur le souhait de continuer à travailler de cette manière !
Sans aucun middle manager ou fonction support, le collectif a réussi à grandir de lui-même, à intégrer de nouveaux membres, développer l’ensemble des outils et processus nécessaires au développement de carrière de ses membres, à structurer les outils pour développer son business et à s’assurer de la satisfaction de ses clients. Par ailleurs, ce choix organisationnel permet aux DRH de l’équipe de toucher à des sujets variés et de continuer de grandir dans leurs carrières.
C’est un tel succès que fin 2024, il a été décidé d’étendre cette organisation à l’équipe de Recruteurs d’in Residence, qui va désormais fonctionner de la même manière.
Vous l’aurez compris, Opale n’est pas une organisation “one-size-fits-all”, et les Recruteurs in Residence passent en ce moment même par l’ensemble des étapes mentionnées plus haut : ils définissent le cadre, la gouvernance, les modes de fonctionnement qui leur conviennent, tout en respectant ce que sont les impondérables d’Opale : raison d’être évolutive, plénitude et auto-gouvernance. La suite dans quelques mois !
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