Un plan de recrutement énumère les différentes stratégies choisies par le recruteur pour identifier et contacter les bons candidats, les sélectionner et les rencontrer. Elle accorde aussi à l’ensemble des acteurs (cabinets de recrutement externes, RPO, TAM internes, managers, et Direction) de la visibilité sur l’avancée du processus.
Comme chaque entreprise possède ses propres spécificités, il n’existe pas de plan de recrutement universel. Chaque organisation doit ajuster sa stratégie à ses besoins et à ses objectifs. Certaines tâches font cependant couramment partie de toute campagne de recrutement.
Chaque entreprise dispose d’un contexte et de besoins spécifiques. Pour recruter les bons candidats, il y a une stratégie bien définie à suivre. Un recruteur doit avant tout cerner les objectifs de recrutement en lien avec la stratégie et la croissance de l'organisation, et les moyens dont elle dispose. Il doit aussi comprendre ses exigences, ses besoins et ses attentes.
L’objectif ultime pour recruter des candidats est de “placer la bonne personne au bon endroit”, en évitant les erreurs de casting.
Quelle que soit la longueur et la densité de cette dernière, il faut se fixer des échéances et des priorités pour chacun des recrutements afin de pouvoir donner de la visibilité aux parties prenantes et faire découler le plan d’action qui s'adaptera à ces objectifs.
La seconde étape de cette démarche est évidemment de déterminer les détails de chacun des postes et de rédiger une fiche de poste adéquate qui sera la base et la référence en matière d’exigences et de communication sur le recrutement.
Ce budget doit inclure les fourchettes haute de rémunération pour l'ensemble des postes concernés ainsi que le budget pour le recrutement (coût d'un cabinet de recrutement, consultants rpo, communication et jobboard...). Il doit être défini pour chaque trimestre et validé par la direction finance afin garantir une meilleure granularité dans les projections.
Ce budget doit inclure, bien entendu, la rémunération envisagée pour le poste après une étude de rémunération et un benchmark réalisé en interne comme en externe. Attention à bien prendre en compte le budget de la rémunération brute chargée avec les frais annexes liés au poste (mutuelle, carte tickets restaurant, matériel de travail, éventuels frais de déplacements…) , mais également le coût du recrutement en lui-même ! Selon le budget dont dispose un recruteur qu’il soit interne ou externe à l’entreprise, les leviers qu’il mobilise ne seront pas les mêmes.
Est-ce que ce recrutement peut s’effectuer en interne ? L’organisation a-t-elle besoin de recourir à des prestataires externes comme des cabinets de chasse, de recrutement ? Ou encore des consultants RPO ou des freelances ? Cela dépend de chaque recrutement, le tout est de savoir qui intervient sur quoi afin d’optimiser le processus et ne pas faire travailler tout le monde sur les mêmes sujets. Quels outils de recrutement utiliserez-vous (logiciel ATS, outils de sourcing, tests de personnalité, etc.) ?
Le sourcing est une étape clé du processus de recrutement puisque c’est lui qui va construire le pipe de candidats pour une organisation. Cette dernière peut “miser” sur des candidatures entrantes en communiquant son offre d’emploi sur des plateformes généralistes et spécialisées (jobboards et CVthèques principalement).
Mais elle travaille aussi très souvent le “sortant”, c'est-à-dire aller chercher les candidats qui ne postulent pas : cela passe par de la chasse digitalisée sur Linkedin par exemple, mais aussi par des méthodes comme le growth hiring, les relations écoles ou encore la cooptation.
Toutes les méthodes ne sont pas pertinentes pour le même poste : il est important de les sélectionner en fonction des attentes et de la difficulté à recruter pour chaque cas de figure.
Dans tous les cas, pour un sourcing efficace, il est primordial de travailler sa marque employeur : bien rédiger ses offres d'emploi, et avoir une communication externe de la part de l'organisation ciblée et pertinente.
Chaque poste est unique et possède ses propres exigences. Pour ne pas vous éparpiller, définissez en amont du plan de recrutement votre stratégie de présélection des candidats. Combien de CVs vont être retenus en premier lieu ? Quelle est la taille de la shortlist attendue à la fin du process ?
Combien de candidats souhaitez-vous rencontrer, et combien de fois ? Cela va vous aider à définir le nombre d’étapes et les protagonistes de l’organisation qui vont y participer.
Un petit conseil ici : attention à ne pas mettre trop de parties prenantes dans la décision au risque de rallonger trop le process.
Souhaitez-vous évaluer les compétences techniques et/ou comportementales des candidats ? Vont-ils passer des tests ou des cas pratiques ? Si oui, lesquels ? Quels types d’entretiens à prévoir (individuel ou collectif ?).
La fin de process est une résultante de l’expérience candidat qui doit être choyée tout au long du processus de recrutement. Néanmoins c’est une étape cruciale et déterminante puisqu’elle valide tout le travail effectué depuis le début du processus de recrutement.
Il faut donc déterminer qui se charge de faire la proposition, en ayant validé l’ensemble des éléments avant (attentes sur le package, les conditions de travail etc…) en interne (ou en externe), et qui négocie s'il faut négocier. Enfin, un retour d’expérience compte rendu d’entretien sur le processus du candidat envoyé par les RH sous forme de NPS par exemple, est indispensable.
L’onboarding et l’intégration du candidat peut relever de la responsabilité du recruteur ou du RH ou encore du manager tout dépend des organisations et des postes. Celui-ci doit être construit avec un processus et une trame bien définie et adaptable à chacune des équipes et des salariés intégrés, avec des interlocuteurs dédiés à chaque fois.
Le suivi de la data est essentiel afin de suivre la performance de votre stratégie recrutement. Sur le long terme, cela vous permet de perfectionner la manière dont vous construisez un plan de recrutement et donc de faciliter les embauches.
N’hésitez pas à utiliser quelques indicateurs clés de performance concernant la gestion de recrutement (à adapter à chacun des postes) :
- Le taux d’embauche externe,
- Le questionnaire de satisfaction du processus de recrutement,
- Le taux de recrutement (nombre d’offres acceptées sur le nombre d’offres réalisées),
- Le time to hire.
Cette partie peut notamment être mise en place par un expert du recrutement en mission qui vient auditer le process existant.
Besoin d'être accompagnés par des experts pour définir votre plan de recrutement ? Notre équipe de Recruteurs in Residence peut vous prêter main-forte sur ce sujet et bien plus !
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