L’équipe RecOps chez Decathlon Digital a permis de structurer et d'optimiser en profondeur le process de recrutement grâce à une gestion fine des données. En transformant les équipes recrutement en véritables adeptes de la data, cette approche améliore non seulement l'efficacité opérationnelle, mais aussi crée un environnement de travail plus fluide et transparent pour tous les acteurs impliqués. La suite ? Continuer à développer ces outils pour un recrutement toujours plus stratégique et performant

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Mettre en place une data policy en RecOps

Les RecOps désignent l'ensemble des process, outils, et stratégies utilisés pour optimiser la fonction recrutement dans une organisation. Ils visent à améliorer l'efficacité, la cohérence et la qualité des recrutements en automatisant certaines tâches, en standardisant les process et en utilisant la data pour prendre des décisions.

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Mais dès que l’on implémente une démarche RecOps au sein d’une équipe recrutement, c’est surtout le sujet de la data qui s’impose souvent comme prioritaire. Cela s’explique par le fait que les données sont indispensables pour optimiser de façon rationnelle l’ensemble des process.

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La première étape dans la gestion de la data est de faire une "photographie" de l'existant. À l'instar du travail que mène Thomas Letrange chez Decathlon Digital, il est possible de créer des tableaux de bord - chacun ayant un rôle spécifique - pour monitorer l'activité recrutement et développer la démarche RecOps.

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• Un premier dashboard, visant à mesurer l'efficacité globale du recrutement, offre une vue d'ensemble à date avec les offres d'emploi (par mois ou par semaine), le Time to Fill et le Time to Hire actuels, les sources de recrutement, les ratios hommes-femmes, et les types de contrats. Il permet de filtrer par Business Unit, manager, ou période (trimestre, mois, etc.),
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• Un autre dashboard, plus centré sur l'activité de recrutement et destiné à mesurer la célérité des processus, est principalement utilisé par l'équipe Talent Acquisition. Il centralise les indicateurs d'activité comme le nombre de postes ouverts, les tendances TTF et TTH, ainsi que les différents stades des parcours candidats,
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• Enfin, un troisième tableau de bord, conçu pour évaluer la marque employeur, collecte et analyse les feedbacks des candidats sur leur expérience avec le process de recrutement via un formulaire envoyé aux candidats. Il mesure des éléments clés comme l'expérience globale, la satisfaction envers les recruteurs, le bon déroulé des entretiens, et inclut également un Net Promoter Score (NPS).

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Ces supports constituent le point de départ pour développer une démarche RecOps plus approfondie. En s'appuyant sur ces données, les équipes de recrutement peuvent identifier les axes d'amélioration, optimiser leurs processus et prendre des décisions basées sur des informations concrètes, contribuant ainsi à une amélioration continue de la fonction recrutement.

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Quelle stack RecOps utiliser pour analyser la data ?

Pour exploiter efficacement la data dans le recrutement, il est essentiel d’utiliser des outils adaptés qui permettent de collecter, traiter, et analyser ces données. Voici quelques solutions courantes :

• Un ATS : la base pour gérer et suivre les candidatures.
• Des logiciels pour visualiser les données.
• Des connexions API pour automatiser la collecte de données et les rendre plus exploitables.

Chez Decathlon Digital, par exemple, l'équipe de recrutement collabore étroitement avec l'équipe RecOps pour exploiter efficacement la data provenant de leur ATS Greenhouse. Cette data est d'abord transférée vers Google Sheets avant d'être injectée dans des tableaux de bord Looker Studio. Cette approche permet à toutes les parties prenantes d'accéder facilement aux données, facilitant ainsi la prise de décision éclairée.

Cependant, cette méthode pragmatique présente certaines limitations, notamment en ce qui concerne l'automatisation des rapports selon la source des données. Pour surmonter ces obstacles, le rôle des recruteurs et des spécialistes RecOps est crucial. Les recruteurs apportent leur expertise métier pour définir les indicateurs clés et les besoins en reporting, tandis que l'équipe RecOps se charge de la mise en place technique et de l'optimisation des flux de données.

Pour fluidifier davantage la gestion des données et améliorer leur accessibilité, l’équipe de Decathlon Digital a mis en place des connexions API entre Greenhouse et le DataLake interne. Cela permet une exploitation optimisée via l’outil Tableau, assurant une automatisation plus robuste et une visualisation plus dynamique des données.

En intégrant une démarche RecOps dans le processus, les équipes peuvent non seulement surmonter les défis techniques mais aussi garantir que les solutions mises en place répondent aux besoins spécifiques du recrutement. Cela souligne l'importance d'une collaboration étroite entre recruteurs et experts RecOps pour maximiser l'efficacité opérationnelle et favoriser une culture de décision basée sur les données.

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Comment traduire une politique data en actions concrètes ?

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Après avoir structuré les tableaux de bord et la stack RecOps, il est indispensable de mettre en place plusieurs rituels pour analyser la data recrutement et prendre du recul sur les pratiques de l’équipe. Decathlon Digital a, par exemple, mis en place :

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• Rituel Sanity Data Check (Mensuel) : Ce rituel mené par l’équipe RecOps vise à vérifier l'exactitude des données recueillies, en les croisant avec les rapports internes de l’équipe de recrutement.

• Rituel Dashboard Evolution : Grâce aux retours des recruteurs et des hiring managers, ce rituel améliore régulièrement les tableaux de bord, en tenant compte des nouvelles fonctionnalités ou ajustements nécessaires.

• Rituel d'analyse de la data : Ce rituel produit des rapports quotidiens, mensuels et semestriels sur les performances et les tendances du recrutement, aidant ainsi les équipes à ajuster leurs stratégies en temps réel.

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Ensuite, chaque semaine, un rapport envoyé par l’équipe RecOps est partagé avec les recruteurs, récapitulant les principales metrics de la semaine : nombre d'offres, taux de réussite, Time To Fill, sources de recrutement, ratios hommes-femmes, et autres KPIs. Un rapport mensuel est également envoyé aux leaders de la People Team, offrant une vision plus globale de l'évolution des objectifs de recrutement.

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Ces analyses, rendues possibles grâce à l'approche RecOps, ne sont pas simplement des exercices de collecte de données. Elles constituent un véritable levier stratégique pour l'optimisation continue des processus de recrutement. En effet, l'exploitation intelligente de ces données permet la mise en place d'actions correctives ciblées et efficaces, transformant ainsi la fonction recrutement en un centre d'excellence basé sur la data.

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Par exemple, l'analyse approfondie des données peut révéler des goulots d'étranglement dans le processus de recrutement, conduisant à une révision complète et optimisée du workflow. Elle peut également mettre en lumière des points de friction dans l'expérience candidat, incitant à l'introduction de nouveaux formulaires ou d'interactions plus personnalisées pour améliorer significativement la satisfaction et l'engagement des candidats.

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De plus, les insights générés par ces analyses peuvent identifier des lacunes spécifiques dans les compétences des recruteurs, permettant ainsi la mise en place de formations sur mesure. Ces formations, basées sur des données concrètes, assurent un développement professionnel ciblé et une amélioration mesurable des performances de l'équipe de recrutement.

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L'approche RecOps va donc au-delà de simples ajustements ponctuels. Elle permet une transformation profonde de la fonction recrutement, la rendant plus agile, plus réactive et plus alignée sur les objectifs stratégiques de l'entreprise. En adoptant cette approche, les organisations peuvent non seulement améliorer leurs métriques de recrutement à court terme, mais aussi construire un avantage compétitif durable dans la guerre des talents.

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Enfin, l'implémentation du RecOps favorise une culture de l'amélioration continue au sein de l'équipe RH, encourageant l'innovation et l'expérimentation basées sur des données probantes. Cela positionne le département RH comme un partenaire stratégique clé, capable de contribuer directement à la croissance et au succès de l'entreprise grâce à une gestion des talents plus efficace et data-driven.

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